Gefüllt Gerahmt Schraffiert – ein Buchtipp
Nicht jeder kennt den IBCS-Standard und hat Zeit bzw. Geld, sich diesbezüglich fortzubilden oder sogar zertifizieren zu lassen: „Gefüllt Gerahmt Schraffiert – wie visuelle Einheitlichkeit die Kommunikation mit Berichten, Präsentationen und Dashboards verbessert“ von Rolf Hichert und Jürgen Faisst, erschienen 2019 im Franz Vahlen Verlag, ist in diesem Fall die schnelle Lösung. Das Buch trifft einen wichtigen Aspekt unserer täglichen Arbeit und ist – das nehmen wir gerne vorweg – auch ein gutes Nachschlagewerk.
Es führt in insgesamt sechs Kapiteln (inkl. Einführung und Ausblick) anschaulich und unterhaltsam in den Problemkomplex der Geschäftskommunikation ein, genauer gesagt in die konkrete Ausgestaltung von Berichten. Hichert und Faisst kritisieren zurecht, dass im Gegensatz zur Musik (ausgedrückt durch Noten) und den Ingenieurswissenschaften (mit klaren Festlegungen und Symbolen zur Zeichnungserstellung) die Geschäftskommunikation keine eindeutige, verbreitete Notation kennt. Jeder Autor eines Geschäftsberichts kann frei wählen, wie er die zu kommunizierenden Sachverhalte aufbereiten und darstellen möchte. Das Ergebnis: Schwer leserliche und missverständliche Reportings, langweilige Präsentationen, überfrachtete Grafiken, zeitaufwendiges Einlesen der Adressaten.
Das ist nicht effektiv – aber weit verbreitet, wie wir in unserem Blogartikel „Die effiziente Übersicht“ bereits dargestellt haben. Gestaltung, Aussagekraft und somit Effektivität und Effizienz des Berichtswesens sind damit allein vom Geschmack, von der Erfahrung und vielleicht auch dem persönlichen Stil der Berichtsverfasser abhängig. Aus eigenen Erfahrungen in unseren Projektanalysen können wir diese These absolut bestätigen, und ihre Relevanz im Arbeitsalltag kann nicht genug betont werden. Viel zu oft begegnen uns Berichte, deren Aussage auch nach langer Beschäftigung damit unklar bleibt. Schlimmer noch: Konkrete Entscheidungsbedarfe werden selten formuliert, noch seltener wird mit den Daten eine Entscheidungsfindung unterstützt. Das Berichten folgt einem Selbstzweck, entwickelt aber keinen Wert für das Unternehmen, für die Geschäftsstrategie, für das vorliegende Projekt und für die Entscheidungsträger. Man kann argumentieren, dass es manchmal effizienter wäre, den Bericht gar nicht erst zu erstellen und die Zeit sinnvoller zu nutzen. Entscheidungsqualität beginnt mit Information, und das Berichtswesens eines Unternehmens spielt dort die zentrale Rolle.
„Die Form der Informationsdarstellung darf keine individuelle Kunst sein, sondern ein professioneller, klarer, leicht nachvollziehbarer (und erlernbarer!) Standard“ schreibt Prof. Dr. Dr. h.c. Jürgen Weber im Geleitwort des Buches, und das bringt uns von der Problemstellung zur Lösung.
Für die Geschäftskommunikation allgemein und das Berichtswesen im Besonderen schlagen Hichert/Faisst den von Ihnen erarbeiteten International Business Communication Standard (IBCS) vor, der den Leser durch seinen simplen, schrittweisen Aufbau schnell überzeugt. Gemäß dem Prinzip „weniger ist mehr“ wird dabei angenehm sparsam mit den grafischen Möglichkeiten umgegangen: Buch, Grafiken und der empfohlene Standard folgen einem klaren, modernen Designverständnis. Die Reduktion auf das Wesentliche erhöht spürbar die Lesbarkeit, verkürzt die Einlesezeit und ehrlicherweise auch die Zeit zum Erstellen des Reports. Komplexe Sachverhalte werden einfach dargestellt und nicht durch eine zwanghafte Ausnutzung aller Grafikwerkzeuge zusätzlich verkompliziert.
Von simplen, aber augenscheinlich absolut sinnvollen Vorschlägen, wie z.B. nicht nur negative Zahlen mit einem Minus, sondern zur klaren Abgrenzung positive Zahlen auch mit einem Plus-Zeichen zu versehen, bis hin zu konkreten Vorschlägen für Skalen, Diagramme und Tabellen nehmen die Autoren den Leser quasi für jede Darstellungsform „an die Hand“. Das geht bis auf das Niveau von konkreten Werten für gut lesbare Abstände zwischen einzelnen Datenreihen. Kurze Zusammenfassungen (auf einer Seite) am Ende jedes Kapitels bieten dabei Checklisten-Charakter.
Keine Kritik, aber eine Anmerkung sei in diesem Zusammenhang erlaubt: Die Vorschläge für die Notation in diesem Buch beziehen sich im Wesentlichen auf Darstellungen für das interne und externe Rechnungswesen sowie die Finanzwirtschaft. Hichert und Faisst haben somit noch Gelegenheit zu einem Folgewerk, welches sich auf den Bereich des Operations Research und Industrial Engineering fokussieren könnte, man denke allein an die unterschiedlichen Aufbauformen von Terminplänen – auch kein ganz einfaches Gebiet, mit dem wir uns öfter beschäftigen.
Aus unserer Sicht gibt es für das Buch somit eine klare Leseempfehlung für alle, die sich regelmäßig mit Berichtswesen auseinandersetzen möchten bzw. müssen – sei es aus der Position des Senders oder des Empfängers der Geschäftskommunikation. Weitere Informationen finden sich auch unter ibcs.com.
